Persónuverndarstefna Raxiom ehf.

Eftir því hvernig Jónsbók er notuð vinnur félagið eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• Aðgangs- og auðkenningargögn, þar á meðal netföng og auðkenningarlýsigögn sem unnin eru í gegnum Clerk.
• Innskráningarsaga, notkunarmælingar, öryggisskrár og úttektarskrár.
• Efni viðskiptavina sem sent er inn í Jónsbók, þar á meðal samtöl, fyrirmæli, skjöl sem hlaðið er upp, úttök, lýsigögn skjala og endurgjöf.
• Samskipti vegna aðstoðar, sölu og þjónustu við viðskiptavini, þar á meðal skilaboð sem berast á hello@jonsbok.ai.

Þar sem félagið gegnir stöðu ábyrgðaraðila vinnur það einnig:

• Tengiliðaupplýsingar viðskiptavina, samningsumsýslu og reikningsupplýsingar.
• Öryggis-, viðbragðs- og regluvörslugögn sem nauðsynleg eru til að reka og vernda Jónsbók.

Félagið fær persónuupplýsingar frá notendum, áskrifendum, auðkennisveitum og kerfisskrám þegar notendur skrá sig inn í Jónsbók, senda inn efni, óska eftir aðstoð eða eiga önnur samskipti við þjónustuna.

Félagið aflar persónuupplýsinga til þess að;

• Uppfylla lagaskyldur sem gilda um starfsemi félagsins.
• Efna samningsskyldur og veita áskrifendum og notendum Jónsbók.
• Auðkenna notendur, framfylgja aðgangsstýringum og tryggja upplýsingaöryggi.
• Vinna samtöl, skjöl sem hlaðið er upp og líkanbeiðnir til að búa til svör.
• Eiga samskipti við notendur og áskrifendur, veita aðstoð og bæta vöruna án þess að þjálfa mállíkön á efni viðskiptavina.

Félagið vinnur persónuupplýsingar til að reka Jónsbók, annast áskriftir, auðkenna notendur, framfylgja aðgangi milli áskrifenda, vinna samtöl og skjöl, búa til svör, veita aðstoð, tryggja innviði og uppfylla lagaskyldur.

Fyrirmæli, samtöl, skjöl sem hlaðið er upp, úttök og endurgjöf viðskiptavina eru áfram eign þess áskrifanda eða notanda sem sendi þau inn og eru ekki notuð til að þjálfa mállíkön.

Félagið notar vandlega valda þjónustuveitendur í eftirfarandi flokkum:

• Hýsingar- og gagnavistunarveitendur.

  Þessir veitendur hýsa forritsgögn og efni viðskiptavina á ESB/EES-svæðum og vista efni dulkóðað.

  Efni viðskiptavina er dulkóðað í hvíld með AES-256 og varið í flutningi með TLS 1.2 eða hærra.

• Veitendur gervigreindarlíkana.

  Þessir veitendur vinna fyrirmæli og skjöl sem hlaðið er upp til að búa til svör og varðveita ekki efni viðskiptavina til þjálfunar líkana.

• Auðkenningar-, forritshýsingar-, rekjanleika- og aðstoðarveitendur.

  Þessir veitendur styðja innskráningu, afhendingu forrits, greiningu og þjónustu við viðskiptavini. Núverandi heiti veitenda, staðsetningar og verndarráðstafanir eru viðhaldin í undirvinnslugögnum okkar og vinnslusamningi.

Þegar vinnsla felur í sér flutning út fyrir EES notar félagið EU-US Data Privacy Framework, staðlaða samningsskilmála eða aðrar viðeigandi verndarráðstafanir. Nánari upplýsingar um öryggi og undirvinnsluaðila eru aðgengilegar að beiðni.

Persónuupplýsingar eru aðeins varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang vinnslunnar, nema lengri varðveislutími sé áskilinn eða heimill samkvæmt lögum.

Efni viðskiptavina er varðveitt þar til notandi eða áskrifandi eyðir því, aðgangi er lokað eða áskrift lýkur, með fyrirvara um skjalfestar varðveislureglur afrita. Tengiliða-, samnings- og regluvörslugögn eru aðeins varðveitt eins lengi og þörf er á vegna viðkomandi viðskipta-, laga- eða öryggistilgangs.

Félagið notar hýsingu innan ESB/EES, dulkóðun í hvíld og flutningi, rökrænan aðskilnað milli áskrifenda og aðskilnað milli auðkenna notenda og dulkóðaðs efnis.

Aðgangur að framleiðslukerfum er takmarkaður við heimilað starfsfólk, varinn með MFA, skráður og háður trúnaðarskyldu.

Félagið er ISO/IEC 27001 vottað og viðheldur upplýsingaöryggisráðstöfunum, óháðum öryggisprófunum og verklagi vegna öryggisatvika.

Skoða traustmiðstöð Jónsbókar

Samkvæmt persónuverndarlögum eiga einstaklingar sem félagið vinnur upplýsingar um rétt á að óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum sínum, leiðréttingu, eyðingu, miðlun og takmörkun vinnslu:

• Réttur til aðgangs að persónuupplýsingum
• Réttur til leiðréttingar persónuupplýsinga
• Réttur til eyðingar persónuupplýsinga
• Réttur til takmarkaðrar vinnslu
• Réttur til flutnings gagna
• Réttur til mótmæla gegn vinnslu

Til að nýta þessi réttindi skal hafa samband á hello@jonsbok.ai. Þar sem félagið gegnir stöðu vinnsluaðila aðstoðar það viðkomandi áskrifanda við að svara beiðninni.

Einstaklingar eiga rétt á að beina kvörtun til Persónuverndar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og geta lagt fram kvörtun með því að senda tölvupóst á netfangið postur@personuvernd.is. Nánari upplýsingar má finna á heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is.

Ef þú hefur spurningar um þessa persónuverndarstefnu eða vinnslu persónuupplýsinga þinna, vinsamlegast hafðu samband við okkur á hello@jonsbok.ai.

Við kunnum að uppfæra þessa persónuverndarstefnu. Við tilkynnum notendum eða áskrifendum um verulegar breytingar með því að birta uppfærða stefnu á þessari síðu eða með annarri viðeigandi tilkynningu.

Þessi persónuverndarstefna tekur gildi 6. maí 2026.